某医院纸质病案档案智能化管理升级项目
2025-11-19
一、项目背景与合作契机
某医院作为区域内重要的医疗服务机构，长期面临纸质病案管理的多重痛点：传统病案存储依赖人工登记与查找，平均检索 1 份病案需 10-15 分钟，严重影响医护人员工作效率；库房温湿度缺乏精准管控，纸质病案年均霉变、虫蛀损耗率达 5%，难以满足《医疗机构病历管理规定》中 "病案保存 30 年" 的硬性要求；借阅记录混乱、追溯困难，且安防措施薄弱，存在病案丢失与医疗隐私泄露的潜在风险。
为响应《档案法》对档案现代化管理的规范要求，解决传统管理模式的弊端，该医院启动病案管理系统升级项目。盘锦鑫朋泰科工贸有限公司凭借在智能档案管理领域的技术积累、30 + 医院定制化服务经验及完善的实施保障体系，成功中标，为其打造专属的纸质病案档案智能化管理解决方案。
二、项目核心需求
- 效率提升：解决病案检索耗时、借阅登记繁琐、盘点工作量大等问题，实现快速定位与高效流转；
- 安全存储：通过环境管控与安防措施，杜绝病案霉变、虫蛀、丢失等情况，保障医疗隐私安全；
- 合规管理：完全契合医疗档案管理相关规范，实现病案全生命周期可追溯，满足 30 年长期保存要求；
- 适配协同：贴合医院门诊、住院、特殊病例等分类管理需求，可对接院内现有 HIS 系统，支持多科室协同使用。
三、解决方案与实施内容
盘锦鑫朋泰科工贸有限公司基于医院实际场景，提供 "硬件 + 软件 + 服务" 一体化解决方案，核心实施内容如下：
（一）智能存储系统部署
为医院配置 15.6 寸 + 7 寸标准款智能密集架，精准适配纸质病案尺寸。按 "内科 / 外科等科室、就诊年份、在用 / 归档状态" 进行分层分区存储，架体屏幕实时显示分区信息，方便快速识别。通过系统输入病历号、患者姓名等信息，可自动控制密集架定位到对应病案位置，将检索时间从 15 分钟缩短至 30 秒内；开架时自动开启 250Lux 柔和 LED 照明，避免病案褪色，关架后自动锁定，防止误操作。
（二）RFID 全流程追溯管理
为每份病案盒粘贴 RFID 标签，搭配手持机与盘点车，实现 10 秒内精准定位病案具体架体层位，单日可完成 1 万份病案批量盘点，大幅降低人工成本。借阅时扫描标签自动记录借阅人、时间、用途等信息，归还时自动更新病案状态，逾期未还系统自动触发提醒；若存在未授权带出病案的情况，RFID 门禁会立即报警并联动监控，杜绝隐私泄露风险。
（三）环境智能管控体系搭建
针对纸质病案保存需求，部署温湿度传感器、空调、除湿机、空气净化及驱鼠防霉设备，构建闭环管控系统。实时监测库房环境，确保温度稳定在 14-24℃、湿度控制在 45-60%，波动幅度≤±2℃/±5% RH；通过 PM2.5 过滤、除甲醛模块减少灰尘与有害气体对病案的磨损，配合超声波驱鼠与防霉净化装置，将病案霉变率降为 0，保障 30 年以上长期保存。
（四）多层安防与权限管理设置
建立 "人防 + 技防" 双重安防体系：库房采用 "人脸识别 + 刷卡" 双认证门禁，仅授权人员可进入，实时记录进出时间，长期未关门自动提醒；密集架开架、病案借阅等关键操作自动触发摄像头录像，录像存储 3 个月以上，支持全程追溯；非工作时间有人闯入时，立即启动声光报警并推送信息至管理员手机。同时按 "科室主任（全权限）、档案管理员（借阅审批）、医护人员（查询借阅）" 分级设置操作权限，避免越权访问。
（五）一体化管理平台对接
搭建全院统一的病案管理平台，首页可视化展示病案总量、今日借阅量、环境状态等 15 项关键数据，方便医院领导实时掌握管理情况；支持年度归档病案批量上架、科室间病案批量调拨等批量操作，减少人工干预；平台可对接医院现有 HIS 系统，实现出院病案自动提醒归档，同时支持后期新增 "医保类型、诊断结果" 等自定义检索字段，灵活适配业务拓展需求。
四、项目实施与保障
- 高效落地：盘锦鑫朋泰科工贸有限公司组建专项实施团队，历经 78 天完成现场勘测、方案优化、设备生产、安装调试全流程，确保系统快速投入使用；
- 规范验收：严格按照《档案馆建筑设计规范》及医院定制化需求，逐项测试检索速度、环境控制精度、安防响应等核心指标，确保全部达标后完成验收；
- 全面培训：为医院档案管理员、医护人员提供 "操作使用 + 日常维护" 专项培训，包含实操演练环节，确保相关人员均能独立上手操作。
五、项目成果与客户反馈
（一）核心成果
- 效率显著提升：病案检索时间从 15 分钟压缩至 30 秒，借阅登记从 5 分钟缩短至 1 分钟，单日病案盘点量提升至 1 万份，管理效率整体提升 60%；
- 安全保障升级：温湿度实现精准管控，病案霉变率、丢失率均降为 0，安防全程可追溯，彻底解决医疗隐私泄露风险；
- 合规性全面达标：完全满足《医疗机构病历管理规定》《档案法》等相关要求，实现病案 30 年长期安全保存，杜绝人工管理漏洞；
- 运维成本降低：智能设备采用休眠模式，节电 30%，一体化平台减少多系统维护成本，长期使用性价比突出。
（二）客户反馈
"盘锦鑫朋泰科工贸有限公司的智能化病案管理解决方案，精准解决了我院长期以来的管理痛点。系统操作便捷、适配性强，不仅大幅减轻了医护人员的工作负担，更让病案存储、使用、追溯全流程实现规范化、安全化管理，完全满足医疗档案管理的各项要求。其专业的实施团队与贴心的售后服务，也让我们全程无忧，是值得信赖的合作伙伴。"
